Mengelola SDM

Saat ini metode yang katanya paling mutakhir dalam mengelola SDM adalah Human Capital. Bila melihat notulen dan presentasi yang pernah diberikan, metode ini adalah penyembpurnaan dari metode sebelumnya, sehingga bukan barang baru.

Menjadi berlebihan apabila metode yang dari namanya ini tampak keren namun implementasinya tidak berjalan. Mengelola barang, jasa, ataupun keuangan sekalipun sebetulnya mudah karena mereka adalah sesuatu yang jelas dan statis. Berbeda ketika yang dikelola adalah manusia, sesuatu yang abstrak heheh.. dan dinamis. Lihat saja riset2 yang dilakukan untuk psikologi manusia, hampir tidak ada habisnya. Karena manusia berubah dan ilmunya pun berubah. Bayangkan apa yang terjadi ketika manusia berubah sedangkan pengelolaannya masih menggunakan  gaya lama walaupun namanya berubah??

Ada beberapa teori mengenai pengelolaan SDM dalam sebuah organisasi. Saya memasukan best practice yang ada pada program audit yang sekarang sedang dibuat. Salah satu yang saya soroti aga dalam adalah sistem ITnya. Agak anaeh memang, tapi untuk program audit mengenai SDMnya sendiri saya pikir itu sudah ada jelas alurnya, namun yang penting justru datanya kan? bagaimana mungkin anda berdebat panjang lebar dengan auditee/pihak SDM sedangkan data yang kita gunakan saja masih meragukan. So, akan ada permintaan kepada teman2 IT untuk membedah sistem ITnya.

Tapi saya sebenernya berkejaran juga dengan target membuat prosedur audit untuk komunikasi audit, artinya bagaimana mekanisme diskusi dan pelaporan audit. Tanpa itu akan fatal akibatnya, mereka akan pertanyakan dasar metode baru yang akan saya implementasikan, walaupun saya sudah sosialisasikan baik kepada top managemen maupun komite audit.

Well, mana dulu ya? hihihi… *mikir gini aja dah ngabisin waktu

Mengurus Toko

Tokonya siy bukan punya saya hehe… tapi toko di koperasi karyawan di kantor kami. Toko ini sudah bisa dibilang selevel dengan alfamart atau indomart dari segi banyaknya rak. Begitupun sistem IT dan jumlah barang yang diperjualbelikannya.

Khusus untuk toko memang baru sekarang ini bisa meluangkan waktu dan itupun sedikit kesulitan, terutama waktu diskusi dengan staf di toko. Seperti lazimnya sebuah toko,  operasionalnya ya berjalan selama jam kantor dan ini  cukup sulit untuk “mengoprek” sistem maupun keuangannya. Sabtu minggu soalnya sudah full waktu keluarga hehehe…

Namun ada yang menarik ketika melihat karakteristik sebuah toko. Ternyata pengelolaan dengan hanya sekedar menjalankan rutinitas jual beli menimbulkan  bom waktu tersendiri. Setidaknya ada beberapa hal yang sebetulnya saya ingin pelajari dari toko-toko modern yang saat ini lebih banyak berbentuk waralaba, salah satu poin penting adalah control atau pengendaliannya.

Pengendalian berupa catatan/records, perhitungan fisik, tingkat profit dari setiap barang, penilaian persediaan (FIFO,LIFO, dll), kas masuk dan keluar, dead stock, dll. Begitu banyaknya yang perlu diperbaiki hampir2 rencana ini tidak berjalan hehe.. ternyata memang terlalu banyak harapan juga tidak bagus, harus disisipi sedikit pola pikir yang realistis. OK, semua yang disebut di atas adalah hal2 yang masuk ke dalam standard sebuah toko, belum bicara tentang strategi maupun inovasi dan improvement, sekali lagi we have to be realistic

Meskipun saya cukup mengerti mengenai pola pikir suatu sistem, namun untuk toko ini termasuk yang baru belajar. Informasi yang bermanfaat dalam mengelolaa toko ini sudah saya cadangkan untuk suatu saat nanti membentuk sebuah”wall mart”  hehe ..  jalan masih panjang

Semoga anda berhasil mengeruk pahala yang besar di hari Jumat ini.

Membuat Program Audit

Memulai langkah pertama seringkali kalah cepat dengan angan-angan kita. Di kepala ini sudah terbayang apa saja yang akan menjadi objek pemeriksaan namun untuk memulainya jangan dikira gamapang. Apalagi hal pertama yang harus dibuat adalah membuat suatu konsep dan perencanaan.

Dalam memulai audit atau pekerjaan apapun tentu kita membutuhkan perencanaan, biasanya untuk sebagian orang ini hal yang menjenuhkan. Beruntungnya saya adalah orang yang paling suka dalam hal rencana-merencanakan. Namun jeleknya orang yang suka merencanakan itu kurang kuat dalam implementasinya, karena praktek berbeda dengan teori hehe..

Program audit menjadi penting karena di tempat yang saya baru jalani setengah tahun ini para auditor tidak senang dengan membuat program audit. Mereka lebih senang berimprovisasi dan menangkap objek audit by accident hehe … Ini sebetulnya bagus untuk orang yang sudah berpengalaman dan paham PROGRAM AUDIT! tapi bagi orang yang paham audit tentunya membuat program audit is a must !

Menerapkan filosofi inilah yang tidak mudah bagi saya, karena membutuhkan waktu dan energi untuk menjelaskan kepada mereka. Hal paling mudah adalah memberikan contoh. Saya mencoba untuk membuat tahapan audit dengan rapi, kasusnya adalah audit HRD. Dari mulai kick off meeting, program audit, kertas kerja, hingga laporan audit saya buat dengan indeksing yang jelas dan mudah dibaca oleh siapapun auditornya. Setelah itu saya berikan kegunaan dari cara ini, salah satunya adalah bagaimana handalnya evidance yang rapi dan lengkap ini ketika meeting dengan auditee.

Baiklah, saya mulai dulu ya program auditnya

Cek Standar Bisnis

Dibilang jenuh mungkin ya, karena dengan melakukan cek berarti kita melakukan evaluasi atas apa yang kita perbuat, apalagi di cross check dengan standar hihihi…. apa ga ada kerjaan lain apa?

Dalam tingkat internasional setiap perusahaan diharapkan mampu memenuhi standar yang diinginkan oleh dunia internasional, biasa nya kita sebut ISO. Nah yang saya maksud adalah ISO tingkat dasar yaitu ISO 9001:2008. Tahun ini ada rencana untuk mengganti auditor eksternal, namun bukan berarti auditornya yang jelek melainkan paket auditnya yang tidak bisa integrasi dengan K3.

Pekerjaan menjadi tambah banyak karena dengan mengganti auditor maka yang tadinya cuma ingin integrasi standar sistem sekarang ditambah dengan transfer audit ISO 9001:2008 itu sendiri. Seperti diketahui bahwa auditor baru artinya akan ada metode audit baru, orang baru dan yang lebih penting adalah …. cakupan audit yang lebih detail, ya karena baru itu.

Kondisi ini sebetulnya bagus karena itulah yang kita harapkan dari seorang auditor, yaitu masukan dan perbaikan yang banyak untuk kita. Masalahnya kita sudah terbiasa dengan “kulit”,  tapi tidak mau memperbaiki dalamnya. Berapa banyak perusahaan di negri ini yang sudah memiliki standar ISO? buanyaaak… tapi yang lebih penting, berapa banyak perusahaan yang mau logo ISOnya tidak ditempel di dekat brand perusahaannya? hihihi… bila itu dilakukan, maka niscaya perusahaan itu memang mencari inti dari ISO dan bukan hanya “kulitnya”, dan di Indonesia itu ada

OK, berarti dengan sedikit terpaksa, digeserlah kerjaan2 lain untuk menghadapi si ISO ini. Saya cuma berharap kita bisa meninggalkan bentuk formalitas semu dan melihat lebih dalam perbaikan yang harusnya muncul dari kegiatan ini,  tp ga banyak berharap siy hehehe…

Start Kerja : Matikan FB, Twitter, dll

Sekian tahun bekerja di balik meja sudah tak terhitung berapa banyak jam kerja yang hilang tanpa hasil. Distraksi paling besar muncul dari internet. Suka tidak suka, saya merasakan internetlah yang seringkali memberikan kontribusi terbanyak pada hilangnya jam kerja. Tetapi kesalahan tentu tidak saya tujukan pada media tersebut, melainkan pada diri ini.

Entah sudah dari sononya rasa malas itu ternyata melekat pada diri manusia, nah ditambah media seperti internet memberikan jalan luas untuk eksisnya “kegiatan” tersebut. Beberapa kali saya coba untuk mematikan media-media internet seperti social networking, email, atau browsing-browsing yang sepertinya hanya menambah “sampah” informasi. karena dalam keadaan seperti itu tingkat prioritas sudah pasti terlupakan. Bayangkan saja rapat dimulai setengah jam lagi, masa masih belum siap materinya???? heheh itulah tahun-tahun sebelum saya menyadari distraksi karyawan masa kini.

Kelebihan-kelebihan dalam berinternet tentu banyaka juga, tapi untuk seorang yang diikat janjinya dalam suatu kontrak kerja yang tertuang bahwa jam 8 sampai jam 16.30 adalah bekerja tentu sangat menyedihkan hehe.. sebenernya saya menertawakan diri saya siy, karena hingga saat ini masih terasa sulit untuk bisa disiplin seperti itu. Namun, di awal tahun 2012 saya berusaha kejam dengan waktu internet saya, mulai kerja stop buka social network dan sejenisnya.

Adiktif. Itu mungkin cukup tepat untuk menggambarkan efek yang ditimbulkan oleh media internet seperti social networking. Saya sebetulnya kagum buat orang yang tetap bisa menjalani dua2nya, dan sepertinya itu butuh jam tebang. Tapi sekali lagi, mungkin ereka akan lebih baik lagi bila meluangkan lebih banyak untuk waktu yang produktif, yaitu bekerja

Konsinyering IT

Selama dua hari kami baru saja melakukan konsinyering mengenai Information Technology untuk membahas persoalan-persoalan yang menjadi bottle neck di operasional perusahaan. Lucunya, belum semua orang memahami apa sebenernya konsinyering itu sendiri, termasuk MC heheh.. Seketika itu jg sy googling dan memberikan definisi konsinyering kepada sang MC.

Status IT pada perusahaan yang bisnis intinya Non-IT layaknya ada dan tiada. Tidak terlalu terasa langsung  pada aktivitas produksi, namun akan fatal bila bermasalah. Seringkali mereka masuk sebagai supporting departement, seperti halnya keuangan, HRD, Audit dll. Saya tidak begitu suka sebenarnya dengan istilah ini, karena seperti membuat strata-strata secara menyeluruh. Memang dalam hal khusus seperti pembahasan produksi istilah tersebut bisa digunakan, namun untuk mencapai goal sebuah perusahaan maka dibutuhkan goal congruence, yang artinya masing-masing unit punya peran penting dan tidak bisa hanya sebagai pelengkap.

Kembali pada acara konsinyering, persoalan yang dibahas ternyata bersifat mendasar, teknis dan belum menyentuh manajamen IT itu sendiri. Bisnis yang berjalan tanpa henti ternyata membuat fungsi planning, litbang, development, dll dalam ranah IT tersendat. Sehingga persoalan diselesaikan di kulitnya saja dan tidak menyentuh hal-hal yang fundamental. Konsinyering ini sendiri sebetulnya adalah lanjutan solve problem atas temuan audit yang tim saya lakukan dan telah dibahas di level direksi. Pada saat itu direksi memandang rekomendasi yang kami berikan dapat dilakukan apabila hal fundamental telah dilakukan, sehingga bertolak dari hal tersebut mulailah diserap masukan-masukan dari seluruh pengguna IT yang salah satunya melalui konsinyering ini.

Hasilnya cukup banyak dan beragam, mirip gaya Dahlan Iskan dalam menyerap aspirasi manajemen BUMN, Direksi kami pun meminta semua uneg-uneg mengenai IT dikeluarkan dan hasilnya memang cukup banyak yang dicatat. Pertanyaannya sebetulnya adalah bagaimana solusinya? dan hal itu belum dirumuskan dengan jelas. Tugas saya lah sebagai auditor untuk control hal ini. Sudah jadi hal klasik dimanapun juga bahwa formalitas seperti ini ternyata menjadi bagian yang sering dilakukan oleh manajamen, tidak semua, hanya oknum saja. Tapi oknum harusnya bukan mayoritas ya heheh..

Selamat hari Jumat, semoga banyak pahala yang dapat anda peroleh hari ini

Kuliah Dimulai

Menurut kampus siy skr adalah semester genap dan sudah waktunya mulai buat SAP, Modul dan perlengkapan dokumen ngajar lainnya. Dari tiga kampus yang saya ajar, semester ini saya hanya mengajar di dua tempat saja dan yang satunya saya ambil cuti.

Setiap semester baru saya selalu memperbaharui metode mengajar, penilaian, dan juga penyajian perkuliahan. Tanpa mengubah aturan umum yang diberikan kampus tentunya perubahan yang dilakukan hanyalah untuk memuaskan perfeksionalitas diri saja hehe. Misalnya penilaian sekarang saya buat detail lagi sehingga akuntabilitas bisa dipertanggungjawabkan, bahkan saya persilakan mahasiswa untuk protes bila nilainya tida sesuai harapannya, tentu dengan alasan yang jelas.

Satu hal yang membuat saya kesulitan dalam mengajar adalah waktu. maka dari itu satu kampus saya cuti dulu dan untuk kampus lainnya saya hanya mengambil sedikit mata kuliah agar bisa konsentrasi dalam pengelolaan pengajaran. Dilain tempat, pekerjaan  audit saya sehari-hari juga ikut bertambah bebannya. Hal ini memang saya sendiri siy yang memang pengen nambah hehe. Maklum ini adalah tempat baru, jadi pengen beda aja.

Awal tahun ini pula tugas membenahi sistem dan keuangan di koperasi karyawan memerlukan waktu tersendiri. Setelah diangkat sebagai konsultan koperasi, selanjutnya adalah bagaimana caranya membagi waktunya. So far masih menyenangkan, hanya saja memang saya harus mengorbankan waktu mengajar dengan mengambil cuti dan mengurangi mata kuliah. Tapi yang menarik di awal tahun ini adalah saya sama sekali tidak mengotak-atik jadwal main tenis lapang di hari Rabu dan jumat, walhasil badan jadi lebih segar dan berotot kqkqkqk *subjektif