Stocktake Versus Dangdut !!!

“Tiga kali puasa, tiga kali lebaran, abang tak pernah pulang, sepucuk surat tak datang…”

Kalimat di atas bukanlah jampi-jampi atau syarat sebuah ritual..ini adalah salah satu lirik dahsyat penggalan lagu dangdut yang sering bahkan..sangat sering… saya dengar ketika saya pergi dan pulang kantor. Rumah & kantor jaraknya kurang lebih 40 km, jadi setiap hari saya menempuh jarak sekitar 80 km, dan mereka (pahlawanku tepatnya..) bang supir dan navigatornya yang selalu bergelantungan di pintu bis menjadi fans berat & menjadikannya lagu wajib. Orang manapun kalo didoktrinisasi seperti ini pasti bakal hapal liriknya…

Tapi syukurlah..dengan lirik ini pula muncul ide untuk membuat tulisan mengenai stocktake inventory, yang seperti halnya bang Toyib di atas…dilakukan setahun sekali (at least…stocktake tidak lebih buruk dari tokoh bang toyib di atas heheh…).

Akhir tahun bagi sebagian orang khususnya yang bergelut dengan cost accounting-dan juga auditor tentunya, merupakan hari-hari “cuci gudang” dalam arti yang sebenarnya. Kebetulan akhir tahun ini saya juga baru melakukan stocktake. Ketika awal saya menjadi seorang junior auditor, stocktake merupakan kegiatan yang tidak pernah lepas dari jadwal saya yang sudah padat dengan interim, adjsutment, dan segala client pending items. Observasi semacam ini bagi kami yang masih fresh ketika itu merupakan pekerjaan yang menyegarkan, karena kita bisa melepas kekakuan punggung yang telah duduk berjam-jam untuk mengerjakan semua audit procedure, dan jemari yang sudah baal dengan footing pada kalkulator Casio kami, fhiuuugh..

Tempat-tempat persediaan (inventory) yang kita observe sebenarnya memberikan informasi yang lebih luas lagi mengenai proses bisnis perusahaan karena kita bisa secara langsung menyelami apa yang selama ini (hanya) kita catat. Hal ini akan membuat kita lebih aware pada sensitivitas persediaan yang kita laporkan. Kedua, kita bisa banyak berinteraksi dengan orang lapangan yang selama ini menjaga dan mengeksekusi persediaan kita, so dalam hal ini kita telah masuk pada dua dunia yang cukup berbeda, inilah yang membuat kita bisa melihat perusahaan lebih luas lagi seperti halnya ketika kita melakukan zoom out pada suatu lokasi di google earth..sruuut…

Seperti kita ketahui ada dua macam pencatatan persediaan yaitu sistem periodik dan sistem perpetual. Saya tidak akan menjelaskan lagi kedua pencatatan tersebut, yang pasti, perhitungan fisik persediaan dianjurkan untuk selalu dilakukan agar tehindar dari resiko-resiko kerugian. Selain untuk menjaga dari risiko hilang atau human error, hal ini juga untuk meyakinkan kita bahwa besarnya nilai persediaan yang kita catat sesuai dengan fisiknya. Ada hal yang menarik ketika saya melakukan stocktake observation di sebuah perusahaan elektronik asal Jepang, saya melakukan inquiry kepada accounting supervisornya dan ia menjelaskan dengan nada hopeless bahwa mereka melakukan physical count setiap tiga bulan sekali..wow..pada saat itu saya tahu benar betapa banyak dan beragamnya jenis inventory mereka, well hasilnya…dengan control yang baik, sedikit sekali findings yang ditemukan dalam stocktake hari itu..hmm terbuktilah korelasi risk & control itu.. tapi dengan mengorbankan mata yang berkantung dan jari yang lelah..hehe.

Biasanya ada 4 tahap yang dilakukan dalam melakukan inventory stocktake dan hal ini menjadi perhatian khusus bagi anggota tim stocktake baik itu dari bagian accounting maupun pengawasnya.

1. Sebelum perhitungan persediaan

Tahap ini bisa juga disebut perencanaan atau persiapan dalam melakukan perhitungan persediaan. Bisa dibayangkan apabila rekan-rekan yang dari bagian accounting maupun pengawas yang tidak terbiasa di lapangan, tiba-tiba masuk ke area yang memerlukan treatment yang tidak sama dengan dunia mereka sebelumnya, yang ada hanyalah …welcome to the jungle my friends begitulah kata bang Tarzan..heheh so, semuanya perlu persiapan.

Salah satu bentuk perhitungan persediaan yang terkoordinasi adalah adanya Instruksi perhitungan persediaan yang menjadi panduan bagi anggota tim dalam melakukan metode penghitungan persediaan dan juga strategi perhitungannya, coz bagaimanapun juga event ini mempunyai time frame yang cukup ketat, harus efisien dan efektif, apalagi bagi perusahaan yang harus terus menerus mengoperasikan perusahaannya.

Metode perencanaan ini tentunya akan berbeda-beda sesuai dengan jenis perusahaannya, baik perusahaan dagang, manufaktur, maupun jasa. Namun, ada hal penting yang harus menjadi guidance bagi kita, khususnya accountant, yaitu mengenai control dari pengelolaan persediaan itu sendiri. So, dalam tahap ini anda harus mengetahui lebih banyak tentang hal itu dengan mencari informasi sebanyak-banyaknya. Misalnya dengan melihat berita acara atau data perhitungan tahun sebelumnya, apakah ada persediaan yang perlu menjadi special attention dalam perhitungan ini, lalu apakah selama tahun berjalan ini ada event-event persediaan yang penting dan material, dan bagaimana orang lapangan melakukan penilaian terhadap WIPnya. Untuk yang terakhir ini saya pernah berdiskusi dengan seorang teman di sebuah perusahaan patungan Jepang-Amerika, ia melakukan stocktake dimana WIPnya masih berupa bahan kimia dan operasi di pabrik terus berjalan ketika itu. Ia menceritakan terkadang cukup sulit baginya menetapkan estimasi yang tepat karena ia harus menentukan pada point waktu yang sama (baik di raw material mapun FG) berapa kandungan di WIP saat itu. Sehingga angka toleransi menjadi hal yang perlu ia terapkan pada saat itu.

Hal-hal lainnya yang perlu menjadi perhatian adalah nature dari inventory itu, lalu pemisahan barang-barang slow moving, apakah ada persediaan di tempat atau perusahaan lain, dan bagaimana movement pada saat event ini dilaksanakan. Penentuan tanggal stocktake juga perlu dikoordinasikan dengan bagian lapangan, apakah akan dilakukan sebelum, sesudah, atau tepat tanggal neraca. Terkait dengan penentuan tanggal ini akan berdampak pada prosedur roll-forward roll-back dokumen yang dibutuhkan. Saya sarankan siy jangan terlalu jauh dengan tanggal neraca, coz selain banyaknya data dan dokumen yang dibutuhkan juga untuk menghindari selisih akurasi jumlah persediaan, terlebih lagi bila jenis persediaanya banyak membutuhkan estimasi dan toleransi.

2. Pada saat perhitungan fisik persediaan

Inti dari event ini ada dalam tahap ini. Pertama, berdasarkan layout gudang/pabrik (apabila tidak memiliki layout, sebelum dimulai anda harus mengerti dulu lokasi tersebut dengan inquiry orang lapangan yang terkait) mulailah anda melakukan sesuai instruksi yang ada. Pada saat yang sama, we have down to earth, artinya menyesuaikan dengan kondisi yang ada di lapangan, karena bukan tidak mungkin akan ada hal yang berbeda dengan perencanaan.

Keamanan dari persediaan yang dimiliki dapat dilihat dari fisik gudang, atau bagaimana otoritas pegawai yang dibolehkan masuk di area tersebut, dan seberapa sensitif persediaan yang ada di tempat itu. Saya pernah melakukan stocktake di sebuah perusahaan yang raw material dan WIPnya masih berupa bahan kimia, dan ada beberapa area pabrik dimana kita harus masuk ke dalam area tersebut dengan cepat dan menutup pintunya dalam hitungan 3 s/d 5 detik karena perbedaan suhu akan menyebabkan kualitas produk tidak sesuai standar, fihuuuuh.. mirip MacGyver yang dibintangi oleh Richard Dean Anderson ketika meloloskan diri dari pagar besi yang menutup secara otomatis di sebuah perbatasan di Amerika Selatan.

Perhitungan persediaan dapat dilakukan dengan dua metode yaitu floor to list atau sebaliknya list to floor. Keduanya bisa diterapkan dan yang paling penting dalam full check stock take adalah kita harus yakin bahwa semua persediaan telah dihitung. Oya..jangan lupa untuk tidak melakukan double counting persediaan, biasanya dengan memberi tanda (stempel,sticker) pada persediaan atau rak yang telah dihitung. Terkadang ada barang-barang titipan milik customer yang belum sempat dikirimkan, nah yang kaya beginian ini harus jelas juga dan dipisahkan. Selain itu, di pabrik biasanya ada persediaan FG yang menjadi Test Items, ini juga harus dipisahkan begitupun hal-hal yang sejenisnya.

Setiap adanya selisih harus didukung dengan dokumentasi yang bisa menjelaskan perbedaan tersebut. Khusus bagi pengawas atau auditor, biasanya mereka harus meyakinkan movement dari persdiaan tersebut mulai dari Raw Mat – WIP – FG dengan melakukan cut off test yaitu dengan meminta dokumen keluar dan masuk pada saat stocktake secara berurut (bisa berapa aja, tergantung control yang ada di pabrik tsb).

3. Sebelum meninggalkan tempat persediaan

Tahap ini sebenarnya hanya untuk beres-beres aja, apakah selisih telah dilengkapi dengan dokumentasi yang lengkap, apakah semua tim telah tanda tangan berita acara dan inventory count sheet, atau make sure lagi apakah ada persedian yang belum dihitung. Well ..yang jelas anda butuh makanan yang cukup untuk mengisi kekosongan 1/3 makanan, air, dan udara yang hilang sejak tadi..

4. Setelah perhitungan persediaan

Data-data dan semua berkas stocktake siap untuk dijadikan evidance jumlah persediaan perusahaan tahun ini. Bagian accounting siap input updated jumlah persediaan, dan termasuk adjustment yang timbul dari perhitungan fisik persediaan.

Siklus event ini setiap tahun (atau lebih pendek lagi) dilakukan setiap perusahaan untuk menjadi dasar jumlah persediaan dalam laporan keuangan. Tidak hanya persediaan, semua account yang ada di laporan keuangan sebaiknya mencerminkan berapa yang menjadi hak maupun kewajiban perusahaan. Apalagi ketika perusahaan melakukan suatu aksi korporasi yang memerlukan due diligence, hal ini menjadi penting untuk mengukur posisi perusahaan baik di mata pemegang saham maupun pihak eksternal.

Hmmm…kalo inget lagu Bang Toyib di awal tulisan ini, ada satu hal yang dilupakan oleh saya yang membuat lagu ini benar-benar DANGDUT …walaupun bang Toyib keukeh ga pulang -pulang, anak istrinya tetap merindukannya ntuk pulang … hahah dangdut banget yah…

See U next (stocktake) year…